23 okt Tijdsfaciliteiten voor de OR: goed op orde of tijd voor vernieuwing? – Nieuwsbrief oktober 2025
“De OR moet altijd binnen zes weken reageren op een instemmingsverzoek. Juist of onjuist?”
Dit jaar stond Unger Nolet advocaten weer op de beurs in Den Haag tijdens OR Live 2025. Daar stelden wij deze vraag aan de OR-leden die wij ontmoetten. Tot verbazing van de meesten luidt het antwoord op de vraag ontkennend; zes weken is weliswaar een termijn die in de praktijk vaak wordt aangehouden, maar in de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) wordt slechts gesproken over een ‘redelijke termijn’. Er kunnen namelijk periodes zijn waarin de OR veel advies- en instemmingsvragen tegelijk moet beantwoorden en een termijn van zes weken gewoon niet haalbaar is. Er moet dan meer tijd worden vrijgemaakt voor de werkzaamheden van de OR – tijdsfaciliteiten.
Goed verloop van de medezeggenschap vergt een jaarlijkse begroting van OR-werk en -scholing. Om goed te kunnen functioneren moeten OR-leden namelijk binnen hun reguliere arbeidsuren OR-werk kunnen verrichten en daarvoor geschoold worden. Door deze tijdfaciliteiten samen met de bestuurder vast te leggen in een tijdsfaciliteitenregeling, wordt voorkomen dat OR-leden of commissieleden individueel in overleg moeten met de eigen manager over de benodigde vrijstelling van de reguliere werkzaamheden, met risico op willekeur of een beginnend geschil. Het is daarom belangrijk dat OR en bestuurder hier goede afspraken over maken, afgestemd op de feitelijke behoefte en de complexiteit van het OR-werk en deze regeling regelmatig evalueren.
De Inspectie van het Onderwijs onderscheidt in zijn onderzoeksrapporten 5 rollen van de OR:
- Inspraak namens de achterban;
- Signaalfunctie richting het bestuur;
- Klankbord voor het bestuur;
- Kritisch meedenken met het bestuur namens de achterban (tegenspraak);
- Gesprekspartner van de Raad van Toezicht.
Daarnaast concludeert de inspectie dat de OR-en veelal op goede faciliteiten kunnen rekenen, maar dat die ondersteuning ook verschilt en dat dat effect heeft op de kwaliteit van de besluitvorming. Immers, alle rollen zijn belangrijk om tot goede medezeggenschap te komen. Vervult uw OR al deze rollen of schieten sommige rollen er (wel eens) bij in omdat er een gebrek is aan tijd?
Scholing en vorming
Door de diversiteit aan onderwerpen op de OR-agenda kunnen OR-leden zich overweldigd voelen en tot in de late uurtjes stukken zitten door te nemen. OR-werk vraagt namelijk meestal andere, specifieke competenties dan de reguliere functie van een OR-lid. Iets nieuws leren kost tijd en (veel) energie. Voor elk OR- en/of commissielid geldt daarom een minimumaantal dagen per jaar dat beschikbaar moet worden gesteld om scholing te kunnen volgen. Voor reguliere OR-leden is dit minimum bijvoorbeeld vijf dagen per jaar. In de praktijk blijkt het vaststellen van het benodigde aantal uren/dagen vaak een punt van discussie tussen OR en bestuurder. Soms wordt het minimum gehanteerd, terwijl de feitelijke behoefte hoger ligt. Zeker bij complexe dossiers of een beginnende OR.
Vergadertijd en overige faciliteiten
Naast tijd voor scholing moet er natuurlijk overlegd worden, en ook hier moet tijd voor worden vrijgemaakt. De vergaderingen dienen zo veel mogelijk onder werktijd plaats te vinden. Het gaat niet alleen om twee keer per jaar de art. 24-overlegvergadering met de bestuurder en in aanwezigheid van de toezichthouder (de RvT of RvC), maar ook om onderlinge vergaderingen van de OR. Hoe vaak en hoe lang er vergaderd mag worden, hangt o.a. af van de aard van het onderwerp. Bovendien moet de OR de gelegenheid krijgen om o.a. te informeren bij de werkzame personen in de onderneming (‘de achterban’), deskundigen te raadplegen en kennis te nemen van de arbeidsomstandigheden. Een goede relatie met de achterban en kennis over wat er op de werkvloer speelt is immers onlosmakelijk verbonden met goede medezeggenschap. Het is daarom belangrijk dat de OR ook hier de gelegenheid voor krijgt.
Wettelijk minimum en loon
OR-leden behoren vrijgesteld te worden voor zover dat redelijkerwijs noodzakelijk is voor de vervulling van de taak van de OR. In de WOR wordt voor de verschillende faciliteiten een minimale hoeveelheid tijd per jaar gegeven, die een OR- en/of commissielid minimaal ter beschikking gesteld moet krijgen. Daarbij geldt dat OR-werk ook werk is en dus behouden de OR-leden hun aanspraak op loon. Maar wat is dan dat ‘loon’? Algemeen bekend is dat het gaat om het eigen bedongen loon, dus dat kan verschillen per OR-lid. Wat niet altijd geregeld is, is hoe omgegaan moet worden met eventuele inconveniënten, zoals de onregelmatigheidstoeslag in bijv. de Zorgsector. Hoe zijn dergelijke toeslagen voor uw OR geregeld?
De wettelijke minima van 5 scholingsdagen en 60 uur vergaderen per jaar worden nodig geacht voor het functioneren van een enigszins ervaren ondernemingsraad, maar in gevallen waarin een OR bijvoorbeeld naast de wettelijke bevoegdheden nog extra bevoegdheden heeft op basis van een cao, is er mogelijk meer tijd nodig. Extra tijd kan ook tijdelijk worden afgesproken, bijvoorbeeld tijdens een langlopend fusie- of splitsingstraject, dan kan dat mogelijk niet volgens de reguliere afspraken worden behandeld, maar zal de OR met de bestuurder moeten overleggen welke extra tijd of andere faciliteiten nodig zijn. Denk hierbij aan ondersteuning van een jurist of ambtelijk secretaris. Dan is het wettelijk minimum wellicht ontoereikend en moeten er afspraken worden gemaakt over (tijdelijke) extra tijdsfaciliteiten.
Leg de tijdsfaciliteiten goed vast!
Tot slot is nog van groot belang dat de afspraken goed worden vastgelegd. Aan de start van de zittingsperiode moeten de afspraken op schrift worden gezet. Het maken van een tijdsfaciliteitenregeling gebeurt in gezamenlijk overleg tussen OR en bestuurder. Er moet sprake zijn van overeenstemming – een eenzijdig voorstel van de bestuurder volstaat niet en hoeft de OR niet te accepteren. Het is bij het vastleggen van de eenmaal gemaakte afspraken niet voldoende om de regels alleen in het OR-reglement op te nemen. In 2021 werd daar door de Bedrijfscommissie op gewezen: het OR-reglement is niet bindend voor de bestuurder, waardoor de OR niet terug kan vallen op de daarin gemaakte afspraken. Een OR-reglement wordt immers eenzijdig door de OR opgesteld, waardoor de instemming van de bestuurder ontbreekt. De bestuurder mag de gemaakte afspraken overigens zelf ook niet zonder meer eenzijdig wijzigen, slechts bij wijze van uitzondering wegens zwaarwegende redenen. De afspraken moeten daarom op de juiste wijze worden vastgelegd en periodiek worden geëvalueerd. Wees hier als OR dus alert op!
Tijdsfaciliteiten zijn van belang omdat ze direct invloed hebben op de kwaliteit van de medezeggenschap en de effectiviteit van de OR. Onvoldoende tijd, faciliteiten en ondersteuning kunnen ertoe leiden dat de OR zijn wettelijke taken niet goed kan uitvoeren, wat gevolgen heeft voor de belangenbehartiging van werknemers en de besluitvorming binnen de onderneming.
Heeft u vragen naar aanleiding van deze nieuwsbrief, of loopt uw OR tegen een knelpunt aan met betrekking tot tijdsfaciliteiten? Neem dan gerust contact met ons op, wij denken graag met u mee.
info@ungernolet.nl | 085 782 28 01